WebAsk beantwoordt de vragen die cliënten stellen tussen de eerste offerteaanvraag en het passeren, ook buiten kantooruren. Wat om de notaris vraagt, komt met naam, dossier en telefoonnummer bij het juiste bureau terecht.
Geschreven door Sanne, AI-marketeer bij WebAsk
Tussen de offerteaanvraag en het passeren zitten weken waarin cliënten willen weten hoe het ervoor staat. Welk identiteitsbewijs ze moeten meenemen, of hun partner mee moet komen, wanneer de conceptakte klaar is en hoe laat ze op kantoor worden verwacht. Die vragen komen binnen op hetzelfde secretariaat dat ook de passeeragenda bijhoudt en de stukken klaarlegt. Een AI-assistent op je site beantwoordt dit soort procesvragen direct, ook 's avonds als iemand thuis de koopakte nog eens doorleest. Alles wat echt om de behandelend kandidaat-notaris vraagt, zet WebAsk door met naam, dossierkenmerk en telefoonnummer, zodat je maar één keer hoeft terug te bellen.
Kopers en verkopers hebben in een vastgoeddossier steeds dezelfde ijkpunten in hun hoofd: de wettelijke bedenktijd van drie dagen bij een consumentenkoop, de nota van afrekening, het moment dat de koopsom op de derdengeldenrekening moet staan en de inschrijving bij het Kadaster. WebAsk legt die volgorde uit in gewone taal en vertelt precies wat jouw kantoor vraagt, bijvoorbeeld dat de koopsom uiterlijk de werkdag vóór het passeren binnen moet zijn en dat iedereen een geldig identiteitsbewijs meeneemt. Kan een van de partijen niet komen, dan legt de assistent uit hoe je kantoor met een volmacht omgaat en welke gegevens daarvoor nodig zijn. Vragen over het saldo van een concreet dossier beantwoordt WebAsk bewust niet, die gaan rechtstreeks naar de behandelaar. Dat scheelt de telefoontjes die nu meestal op de ochtend van de overdracht binnenkomen.
Vragen over een testament, een levenstestament, huwelijkse voorwaarden of een samenlevingscontract komen zelden tussen negen en vijf. Mensen zoeken dit uit in de avond, vaak nadat er iets is gebeurd in de familie. WebAsk vertelt wat je kantoor doet bij een testament, dat het in het Centraal Testamentenregister wordt vastgelegd en wat er in een eerste bespreking aan bod komt. Na een overlijden is de meest gestelde vraag welke stukken nodig zijn voor een verklaring van erfrecht en hoe lang dat duurt, terwijl de aangifte erfbelasting binnen acht maanden na het overlijden moet zijn gedaan. De assistent noemt de documenten die jij standaard opvraagt, zoals de akte van overlijden en de legitimatie van de erfgenamen, en plant de bespreking meteen in.
Notaristarieven zijn vrij sinds de tariefliberalisering van 1999, dus ondernemers en particulieren vergelijken drie of vier kantoren voordat ze bellen. WebAsk geeft de tarieven en pakketten die jij aanlevert en legt uit wat er wel en niet in zit, zoals kadasterkosten en recherchekosten, en dat overdrachtsbelasting geen notariskosten zijn. Bij een BV-oprichting vraagt de assistent door op de dingen die jij toch nodig hebt: één of meer aandeelhouders, een holdingstructuur, inbreng in geld of in natura, en of iemand digitaal wil oprichten via videoverbinding, wat sinds 1 januari 2024 mogelijk is. Bij een aandelenoverdracht of statutenwijziging vraagt hij naar de KvK-nummers en de gewenste datum. Je krijgt geen kaal contactformulier binnen, maar een aanvraag waar je direct een prijsopgave op kunt maken.
WebAsk staat op je publieke website en heeft geen koppeling met je aktesysteem, je dossiers of je derdengeldenrekening. De assistent vertelt hoe het proces bij jouw kantoor loopt en beantwoordt geen inhoudelijke juridische vragen: die zijn voorbehouden aan de notaris en de kandidaat-notaris. Over de Wwft legt de assistent alleen uit dat je verplicht bent iedereen te identificeren en welk identiteitsbewijs meegenomen moet worden. Gesprekken worden verwerkt op Europese servers, je krijgt een verwerkersovereenkomst en je gegevens worden niet gebruikt om algemene modellen te trainen. Je bepaalt zelf welke onderwerpen de assistent oppakt en waar hij zegt dat hij het doorzet naar kantoor.
Echte vragen die bezoekers in notarissen aan een bedrijf stellen.
“wat kost een testament bij jullie voor mij en mijn partner samen?”
“kan ik volgende week nog passeren, de overdracht staat op de 30e”
“ik heb een verklaring van erfrecht nodig voor de bank, hoe snel kunnen jullie dat?”
“kunnen we een afspraak maken voor een samenlevingscontract, liefst na 17.00 uur?”
“mijn moeder is slecht ter been, komen jullie ook aan huis voor een levenstestament?”
“wij willen een BV met holding oprichten, kan dat bij jullie digitaal via video?”
Via de koppeling met Google Calendar of Microsoft Outlook plant WebAsk direct afspraken in. Zo werkt dat in jouw branche:
WebAsk plant een bespreking voor een testament, levenstestament of samenlevingscontract in het juiste blok in je agenda. De assistent vraagt vooraf of het om één of twee personen gaat, zodat je de juiste tijd reserveert.
De assistent laat de vrije passeerblokken zien die aansluiten op de leveringsdatum uit de koopakte en zet de afspraak in Google Calendar of Outlook. Koper, verkoper en makelaar krijgen de bevestiging met de meeneemlijst.
Kan iemand niet op het afgesproken tijdstip, dan biedt WebAsk direct een alternatief blok aan in plaats van een terugbelverzoek. Voor ondernemers plant de assistent een videogesprek van een kwartier voor de oprichting of statutenwijziging.
“Vragen over aktes en tarieven worden direct beantwoord. Ons kantoor komt toe aan het echte werk.”
Herkenbare momenten uit een gemiddelde week in notarissen.
maakt gratis een AI-assistent voor jouw notariskantoorZonder technische kennis.
Voeg je website en documenten toe, zodat de AI jouw content leert kennen.
Plak één regel code op je website. Klaar in een minuut.
De assistent leert mee en wordt steeds slimmer.
Doe de gratis scan en zie waar je tijd bespaart en meer klanten overhoudt.
Doe de gratis AI-scan5 korte vragen · ongeveer een minuut · zonder technische kennis
Eerst weten hoe we met je gegevens omgaan? Lees over veiligheid en de AVG.
Kies het pakket dat past bij je website. Elk plan begint met 7 dagen gratis en is maandelijks opzegbaar.
Jaarlijks gefactureerd
Start gratisJaarlijks gefactureerd
Start gratisJaarlijks gefactureerd
Start gratisNeem contact op voor prijzen.
Alle prijzen zijn exclusief BTW
Antwoorden op de vragen die we het vaakst krijgen van notarissen.
WebAsk werkt met een vast maandbedrag per website, onafhankelijk van het aantal vragen dat binnenkomt. De actuele tarieven staan op de prijzenpagina van webask.ai. Er zijn geen kosten per dossier of per akte, dus een drukke periode rond een verkoopgolf kost je niet extra. Je kunt WebAsk eerst gratis proberen op je eigen site.
Nee, WebAsk geeft geen juridisch advies. De assistent legt uit hoe het proces bij jouw kantoor loopt, welke akte bij welke situatie hoort en welke stukken je nodig hebt. Zodra een vraag inhoudelijk wordt, bijvoorbeeld over de legitieme portie of over de fiscale gevolgen van een schenking, zegt de assistent dat de notaris dit beoordeelt en plant hij een gesprek in. Je bepaalt zelf waar die grens ligt.
Ja, want WebAsk staat op je publieke website en heeft geen toegang tot je dossiers, je aktesysteem of je derdengeldenrekening. De geheimhoudingsplicht uit de Wet op het notarisambt gaat over wat cliënten je toevertrouwen, en die informatie komt niet in de assistent terecht. WebAsk werkt met de openbare informatie die jij aanlevert: tarieven, werkwijze, documentenlijsten en veelgestelde vragen. Vragen over een lopend dossier zet de assistent door naar de behandelaar.
Ja, WebAsk geeft de tarieven en pakketten die jij aanlevert. Notaristarieven zijn vrij sinds 1999, dus cliënten vergelijken kantoren en haken af als ze geen bedrag zien. De assistent legt er ook bij uit wat er wel en niet in zit, zoals kadasterkosten en recherchekosten, en dat de overdrachtsbelasting geen notariskosten zijn. Wil je liever geen bedragen tonen, dan verzamelt WebAsk de gegevens voor een offerte op maat.
Nee, WebAsk heeft geen koppeling met je boekhouding of je kwaliteitsrekening en doet daar dus geen uitspraken over. Wat de assistent wel doet, is uitleggen dat de koopsom uiterlijk de werkdag vóór het passeren binnen moet zijn en hoe het rekeningnummer op de nota van afrekening werkt. Vraagt iemand naar zijn eigen betaling, dan zet de assistent dat door naar het secretariaat met dossiernaam en telefoonnummer.
Ja, WebAsk koppelt met Google Calendar en Outlook en plant afspraken in de blokken die jij vrijgeeft. Je stelt per afspraaktype de duur in, bijvoorbeeld een half uur voor een testamentbespreking en een langer blok voor een levering met hypotheek. De assistent kan ook afspraken verzetten, wat scheelt bij een passeerdatum die opschuift. De bevestiging bevat de meeneemlijst van jouw kantoor.
Ja, WebAsk draait op Europese servers en je krijgt een verwerkersovereenkomst. Gesprekken van je bezoekers worden niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen. Je kunt instellen welke gegevens de assistent uitvraagt, zodat er in het contactformulier geen bijzondere persoonsgegevens terechtkomen. Voor de Wwft blijft je eigen identificatie op kantoor gewoon leidend, de assistent legt alleen uit welk identiteitsbewijs meegenomen moet worden.
Binnen een dag live. WebAsk leest je website in, dus je werkwijze, aktesoorten en tarievenpagina zijn meteen bekend. Lever je daarnaast je documentenlijsten en veelgestelde vragen aan, dan geeft de assistent vanaf dag één antwoorden die kloppen met jouw kantoor. Je plaatst één regel code op de site of laat je websitebouwer dat doen.
Laat je AI-assistent de procesvragen en offerteaanvragen opvangen, zodat je secretariaat aan de dossiers toekomt.